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Mieux comprendre et gérer son temps : le time blocking

Souhaitez-vous pouvoir en faire plus chaque jour? À la fin de chaque journée, vous demandez-vous où est passé votre temps? La méthode du time blocking  pourrait être la solution que vous recherchez.

Tous les jours, nous sommes bombardés de tâches apparemment «urgentes», et la plupart d’entre nous passons nos journées à passer d’une tâche urgente à l’autre. Nous sommes occupés, mais nous n’éprouvons pas de sentiment d’accomplissement à la fin de la journée. Si vous êtes fatigué d’avoir l’impression de ne pas être productif et que vous n’atteignez pas les tâches importantes tous les jours, la méthode dont je vais vous parler aujourd’hui va peut-être vous faciliter le quotidien. En effet, une méthode très efficace pour contrôler votre temps consiste à se bloquer du temps appelé généralement “time blocking” par les experts en productivité.

Qu’est-ce que le time blocking ?

Le time blocking consiste à mettre de côté un certain laps de temps pour se concentrer sur une tâche particulière. Par exemple, vous pouvez vous réserver un créneau de 9h à 10h pour désencombrer les tiroirs de votre cuisine. Ou vous pourriez réserver le créneau 16h à 17h pour votre routine après l’école consistant à aller chercher vos enfants à l’école et à prendre une collation avec eux. Vous planifiez ainsi vos listes de tâches en blocs d’heures spécifiques au cours de la journée.

Pourquoi bloquer son temps en plages horaires est-il parfois préférable à une liste de tâches?

Se bloquer du temps est plus réaliste.

Tout le monde a les mêmes 24 heures par jour, mais nos listes de tâches sont souvent si ambitieuses qu’il faudrait 72 heures pour tout compléter.

En bloquant du temps, vous êtes obligé de considérer les autres engagements que vous avez au cours de la journée. Vous devez prévoir du temps pour des activités que vous avez du mal à considérer comme importantes mais qui doivent être faites comme par exemple sortir votre chien, préparer et prendre votre déjeuner et vos soins du corps.

Une fois que vous avez réussi à vous bloquer du temps, cela peut également réduire votre niveau de stress. Vous ne vous demanderez plus comment vous allez tout faire parce que vous avez établi un bon plan pour vous donner le temps de vous concentrer sur chaque tâche.

Se bloquer du temps est-il vraiment réaliste pour les mamans débordées?

Oui, mais seulement si vous établissez un plan réaliste ET vous permettez beaucoup de flexibilité. En tant que mères, nos horaires peuvent changer à la dernière minute. Nous devons faire preuve de souplesse lorsque nous nous bloquons du temps, car nos plans peuvent changer d’une minute à l’autre.

Comment mettre en place cette méthode

Lorsque vous créez votre planning pour la première fois, veillez à prévoir beaucoup de temps de marge afin de ne pas avoir trop à faire.

  • Commencez par définir des plages horaires pour les choses que vous avez programmées pour la journée. Il peut s’agir de choses telles que déposer / récupérer les enfants, vos horaires de travail, cuisiner, nourrir et préparer votre bébé, l’heure des repas, etc. Vérifiez dans votre calendrier tout ce que vous avez peut-être oublié.
  • Faites une liste des trois choses les plus importantes que vous voulez faire aujourd’hui. Idéalement, au moins une de ces tâches doit vous rapprocher de la réalisation d’un objectif spécifique.
  • Planifiez vos projets par blocs de temps pour vos projets. Peut-être n’aurez-vous que 30 minutes par jour à y consacrer.  Ce qui est important, c’est que vous progressiez et que vous puissiez constater que vous avez progressé à la fin de la journée.
  • N’oubliez pas de planifier large.  Cela vous aidera à pouvoir déplacer les choses et à faire preuve de souplesse au besoin. Et si vous n’avez pas besoin d’autant de temps, vous pouvez vous détendre ou faire quelque chose pour vous!
un exemple de time blocking dans mon agenda électronique

Un exemple simplifié de time blocking dans mon agenda électronique

Que faire lorsque vous n’arrivez pas à respecter les plages horaires fixées ?

Cela va arriver. Et ce n’est pas si grave!

Les enfants tombent malade, la famille a besoin d’aide, le bébé n’a pas fait sa nuit, votre voiture tombe en panne,… Tant de choses peuvent faire dérailler vos plans pour la journée. Parfois, la meilleure chose à faire est d’abandonner vos projets de la journée et de se remettre en selle le lendemain matin.

Quel est le meilleur moment pour planifier votre journée ?

Faites votre time blocking en fin de journée lorsque vous êtes fatigué. Oui, vous avez bien lu!

Lorsque vous êtes fatigué, vous serez plus réaliste quant à ce que vous pouvez faire en une journée.

Je fais de mon mieux pour bloquer les projets en fin de journée, lorsque je suis épuisée. Si je fais mes plans le matin, je suis beaucoup trop ambitieuse. Je finis par être déçue lorsque manquant d’énergie, je ne peux pas tout finir.

Ainsi, si vous êtes plutôt du soir, essayez d’élaborer votre programme quotidien le matin, lorsque vous vous sentez fatigué.

Vous ne savez pas où va votre temps et n’arrivez pas à vous bloquer des plages réalistes? Faites une analyse de votre temps! Cela peut être une véritable révélation, surtout pour les mères.

Qu’est-ce qu’une analyse de temps?

Pour effectuer cette analyse, vous suivez vos tâches sur plusieurs jours pour voir comment vous passez généralement vos journée. Vous pourrez ensuite vous asseoir et analyser sur quelles activités vous avez passé la majeure partie de votre temps.

Combien de temps devez-vous analyser?

Cela dépend de votre planning.

Si vos journées sont assez similaires, quelques jours feront probablement l’affaire et vous donneront une bonne idée de ce qui s’y passe.

Si votre emploi du temps varie beaucoup d’un jour à l’autre, vous souhaiterez peut-être effectuer un audit  pendant une semaine entière. Cela est particulièrement utile pour les parents qui conduisent leurs enfants à de nombreuses activités. Avoir une idée du temps que vous passez dans la voiture ou dans les transports est une information très utile!

Comment analyser votre temps ?

Pour réussir votre audit, vous aurez besoin :

  • D’un moyen de suivre vos tâches
  • D’un système pour vous rappeler d’enregistrer des tâches

Comment suivre vos tâches

La façon dont vous suivez vos tâches dépendra généralement de ce avec quoi vous êtes à l’aise. Voici quelques idées:

  • Utiliser votre agenda électronique . Si vous utilisez souvent votre téléphone, vous pouvez facilement entrer vos activités dans votre agenda électronique au cours de la journée.
  • Utiliser un document papier. Une simple feuille de papier ou la trame téléchargeable offerte dans la bibliothèque privée. Pour y accéder, abonnez-vous au blog ou accédez directement à la bibliothèque si vous êtes déjà abonné.

trame de planning à télécharger sur le blog

Un système pour se souvenir de suivre les tâches

C’est la partie difficile (et ennuyeuse) du processus. Vous allez devoir mettre en place un système qui vous rappellera de noter comment vous utilisez votre temps de manière périodique.

Pour ce faire, le moyen le plus simple consiste à définir une alarme pour vous-même sur votre téléphone. Attention, il peut-être lassant d’effectuer ce suivi, mais c’est pour la bonne cause. Je commencerais par régler une alarme de rappel toutes les heures. Si cela vous semble trop court, allongez cette durée.

Bien sur,  si vous savez que vous allez passer les deux prochaines heures au cinéma, il n’est pas nécessaire de définir des alarmes. De même lorsque vous dormez … Faites preuve de bon sens et faites de votre mieux pour suivre votre temps.

Les effets du suivi

Vous remarquerez peut-être que durant cette période de suivi, vos résultats et votre productivité seront meilleurs qu’ils ne le sont habituellement. Un peu comme si quelqu’un surveillait votre activité derrière vous (un peu flippant je l’avoue!).

Par exemple, si vous passez généralement quatre heures par jour sur Facebook, vous en aurez assez de devoir le mentionner dans votre suivi et aurez tendance à modifier votre comportement. Je tiens d’ailleurs à préciser que durant cet exercice vous devez être honnête et mentionner vos activités réelles sinon il n’y aura pas vraiment pas de bénéfices. Cela vous permettra de prendre conscience des éléments de votre vie vraiment dignes d’intérêt.

Les résultats de l’analyse

Une fois que vous avez terminé votre audit de temps, additionnez tous vos résultats. Déterminez combien de temps vous passez à faire la navette, combien de temps vous passez à préparer le dîner,.. 

Une fois que vous avez des données sur la façon dont vous utilisez votre temps, vous pouvez y apporter des modifications. Peut-être que vous passez trop de temps à regarder Netflix ? Peut-être que vous passez trop de temps à gérer le linge (je crois que c’est le cas pour nous tous !) Ainsi, vous pourriez trouver un moyen de partager une partie des tâches avec le reste de votre famille pour vous dégager du temps.

Une fois que vous avez les informations sur la façon dont vous passez votre temps, vous pouvez agir et apporter des changements positifs qui amélioreront votre quotidien.

Aviez-vous déjà pensé à analyser vos journées ? Cela vous a t-il permis de les améliorer ? 

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2 Commentaires

  1. 25 février 2019 / 4:34

    C’est peut-être bête, mais j’ai pris l’habitude de prendre des rendez-vous avec moi-même afin d’être certaine de pouvoir m’accorder du temps rien que pour moi. Sinon, je faisais toujours passer d’autres activités avant mes besoins propres et depuis ça va beaucoup mieux, c’est peut-être du time blocking finalement (je ne connaissais pas ce mot), merci pour cette explication 😉

    • Sabine
      Auteur
      10 mars 2019 / 10:17

      Oh non je ne trouve pas cela bête du temps. Cela montre que tu es motivée et que tu sais te faire passer en premier. Bravo !

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