Article mis à jour le 13 août 2021.

Je vous avoue que ranger mes papiers est une vrai corvée pour moi. Je déteste le faire! Mais avec une tonne de papier qui traîne, il est difficile de trouver un document précis lorsqu’on en a urgemment besoin (Est-ce que je vous ai déjà dit que par dessus tout je déteste chercher?). Alors, pour m’y retrouver j’ai mis en place un système.

Avec une tonne de papier qui traîne, il est difficile de trouver un document précis lorsqu'on en a urgemment besoin (Est-ce que je vous ai déjà dit que par dessus tout je déteste chercher?). Alors, pour m'y retrouver j'ai mis en place un système...

Organiser les documents

  1. Commencer par regrouper tous les documents par type : fiches des paies, déclaration d’impôts, factures, garanties…
  2. Trier chaque pile et se débarrasser des documents qui ne sont plus utiles. Retrouvez ici la durée de conservation de vos documents administratifs.
  3. Ranger ensuite tous ces documents regroupés par type dans un trieur ou un classeur et le tour est joué!
J’utilise un trieur de ce type pour organiser et conserver mes documents

 Gérer les documents entrants

L’étape suivante n’est pas la plus facile : gérer les documents entrants. Voilà comment je procède :

  • Dès réception du courrier, l’idéal est de l’ouvrir tout de suite et de voir l’action à mener. J’ai trouvé des porte-documents composés de trois compartiments chez Hema qui sont parfaites (équivalent ici )! Lorsque j’ouvre mon courrier, les documents à traiter vont dans la première pochette que j’ai nommé « à traiter« . Je note également la date butoir dans mon agenda pour ne pas oublier. Tous les papiers inutiles sont directement mis au recyclage.
  • Une fois le courrier traité, si je dois attendre un retour ou une confirmation, je transfère le document dans la  pochette « en cours« .
  • Ensuite, ce document ira soit au recyclage , soit dans la pochette « à classer« . Si ce courrier ne demande aucune action et doit être conservé, il ira directement dans la pochette « à classer« . Ce grand classement je ne le fais qu’une fois par mois.
  • Les bons de réductions sont rangés dans une pochette dédiée puis dans mon agenda.

article lié: préparer son calendrier pour être efficace toute l’année

comment je gère le courrier entrant ? je vous l'explique dans cet article

 Scanner les documents importants

Pour terminer, j’ai aussi découvert qu’il pouvait être utile de scanner certains documents tels que les pièces d’identité, attestation d’assurance … et les stocker non seulement sur son ordinateur mais aussi en ligne. Vous gagnerez ainsi du temps si vous devez les transmettre par mail. De plus, en cas de déplacement à l’étranger, vous aurez accès à vos documents importants en cas de pépin. Je scanne la majorité de mes documents depuis mon téléphone avec l’application Office Lens et les stocke dans mon Google Drive.

Mes meilleures astuces pour organiser vos papiers

  • Refusez les papiers indésirables. Je sais que ce n’est pas toujours dissuasif mais n’hésitez pas à indiquer sur votre boite aux lettres que vous ne souhaitez pas de prospectus.
  • Traitez de suite tous les papiers qui rentrent chez vous. Ne prenez pas la peine de les poser dans votre entrée si vous savez que vous n’allez pas les consulter. Recyclez ou rangez-les de suite.
  • Créez une zone de dépôt de courrier pour vous aider à organiser vos documents en un seul endroit. Que ce soit une bannette ou une pochette, placez les documents à traiter à cet endroit et déterminez quel jour vous allez vous en occuper chaque semaine.   
  • Mettez en place un code couleur pour votre système de classement. Vous pouvez créer un fichier bleu pour les factures, rouge pour les documents médicaux, jaune pour la maison….
  • Stockez vos documents de façon numérique.  Transformer vos papiers en documents numériques vous aidera beaucoup. Sur votre ordinateur, vous pourrez retrouver le fichier que vous voulez en utilisant la barre de recherche, au lieu de parcourir vos fichiers papier.
  • Réservez une pochette pour les reçus. Au lieu d’éparpiller vos tickets un peu partout sur votre bureau, dans votre sac…essayer de les regrouper dans une pochette.  De cette façon, tous vos reçus sont au même endroit afin que vous puissiez facilement les parcourir pour trouver le reçu dont vous pourriez avoir besoin si vous devez retourner quelque chose. Ensuite, à la fin du mois, vous pouvez parcourir les tickets pour voir ce que vous pouvez jeter ! 
  • Vous souhaitez réduire la quantité de papier chez vous : passez à l’organisation digitale en vous créant un classeur maison sur Trello.

Avez-vous une méthode de gestion de vos documents? 

Ma methode pour traiter les documents papiers et ne jamais se laisser déborder