C’est le début de l’année! Le moment idéal pour ranger ses documents, mettre en place un système pour ne plus se laisser déborder.  Je vous avoue que ranger mes papiers est une vrai corvée pour moi. Je  déteste le faire! Mais avec une tonne de papier qui traîne, il est difficile de trouver un document précis lorsqu’on en a urgemment besoin (Est-ce que je vous ai déjà dit que par dessus tout je déteste chercher?). Alors, pour m’y retrouver j’ai mis en place un système.

Avec une tonne de papier qui traîne, il est difficile de trouver un document précis lorsqu'on en a urgemment besoin (Est-ce que je vous ai déjà dit que par dessus tout je déteste chercher?). Alors, pour m'y retrouver j'ai mis en place un système...

Organiser les documents

  1. Commencer par regrouper tous les documents par type : fiches des paies, déclaration d’impôts, factures, garanties…
  2. Trier chaque pile et se débarrasser des documents qui ne sont plus utiles. Retrouvez ici la durée de conservation de vos documents administratifs.
  3. Ranger ensuite tous ces documents regroupés par type dans un trieur ou un classeur et le tour est joué!
J’utilise un trieur de ce type pour organiser et conserver mes documents

 Gérer les documents entrants

L’étape suivante n’est pas la plus facile : gérer les documents entrants. Voilà comment je procède :

  • Dès réception du courrier, l’idéal est de l’ouvrir tout de suite et de voir l’action à mener. J’ai trouvé des porte-documents composés de trois compartiments chez Hema qui sont parfaites (équivalent ici )! Lorsque j’ouvre mon courrier, les documents à traiter vont dans la première pochette que j’ai nommé “à traiter“. Je note également la date butoir dans mon agenda pour ne pas oublier. Tous les papiers inutiles sont directement mis au recyclage.
  • Une fois le courrier traité, si je dois attendre un retour ou une confirmation, je transfère le document dans la  pochette “en cours“.
  • Ensuite, ce document ira soit au recyclage , soit dans la pochette “à classer“. Si ce courrier ne demande aucune action et doit être conservé, il ira directement dans la pochette “à classer“. Ce grand classement je ne le fais qu’une fois par mois.
  • Les bons de réductions sont rangés dans une pochette dédiée puis dans mon agenda.

{article lié: préparer son calendrier pour être efficace toute l’année}

comment je gère le courrier entrant ? je vous l'explique dans cet article

 Scanner les documents importants

Pour terminer, j’ai aussi découvert qu’il pouvait être utile de scanner certains documents tels que les pièces d’identité, attestation d’assurance … et les stocker non seulement sur son ordinateur mais aussi en ligne. Vous gagnerez ainsi du temps si vous devez les transmettre par mail. De plus, en cas de déplacement à l’étranger, vous aurez accès à vos documents importants en cas de pépin. Je scanne la majorité de mes documents depuis mon téléphone avec l’application Office Lens et les stocke dans mon Google Drive.

Avez-vous une méthode de gestion de vos documents?