Planifier sa semaine pour gagner en productivité

J’avais déjà abordé le sujet dans l’article « commencer sa semaine du bon pied » et je voudrais aujourd’hui revenir sur la partie planification. Avez-vous l’impression d’avoir constamment une tonne de choses à faire mais  vous ne parvenez pas à effectuer toutes vos tâches? Les semaines passent et vous vous sentez de plus en plus submergés? Peut-être  souhaitez- vous vous attaquer à un nouveau projet mais vous n’en trouvez pas le temps ? Il n’y a qu’une solution pour arriver à y voir plus clair et se dégager du temps : planifier sa semaine.

Une fois par semaine, prenez le temps de vous asseoir pour préparer et évaluer la semaine à venir plutôt que de la subir.  Je sais que ce n’est pas l’activité la plus agréable qui soit mais vous gagnerez en productivité et en sérénité.

Pour vous donner une idée je vais détailler ce que je fais durant ma « session de planning » qui a lieu généralement le dimanche soir.

Au préalable en début de mois, je revois mes objectifs annuels. J’effectue aussi un grand « Brain dump » , c’est-à-dire que je vide ma mémoire et que je note tout ce qui me vient sur 3 feuilles de papier correspondant à 3 catégories :

  • Les tâches à faire pour le mois en cours (achats , cadeaux, famille , vie sociale, loisirs…)
  • Les tâches à faire pour la maison (taches ménagères non récurrentes, réparations…)
  • Les taches pour le blog

comment je planifie les tâches du mois dans mon agenda Filofax

(planner Filofax Original format personal)

Ces listes sont complétées au fur et à mesure. Je prépare également mon budget pour le mois.

Chaque dimanche lors de ma session planning :

  • Je commence par regarder la semaine écoulée : ce que je n’ai pas eut le temps de faire et pourquoi? Les tâches sont reportées sur la semaine à venir, déléguées ou éliminées selon les cas.
  • Je compare et synchronise mon calendrier papier et mon calendrier électronique (composé d’un calendrier personnel et un calendrier familial que je partage avec mon mari – les deux s’affichent ensemble).  Je vérifie les rendez-vous, les sorties prévues, les anniversaires de la semaine. Je jette aussi un œil à la semaine suivante pour vérifier qu’il n’y a rien à anticiper.
  • Je vérifie mon budget de la semaine, les éventuelles factures à payer et je note les échéances dans mon agenda.
  • Je vérifie ma liste de courses et je tente de déterminer le jour le plus propice pour les faire.
  • Sur la base de ma liste mensuelle, j’évalue ensuite ce que peux faire cette semaine et quand je souhaite le faire surtout s’il s’agit d’un projet sur lequel je souhaite travailler. Par exemple, je me fixe des plages horaires pour travailler sur mon blog.
  • Je traite finalement le courrier (trié régulièrement mais sauf urgence je ne le traite qu’une fois par semaine). Tous les documents à traiter dans la semaine restent dans mon agenda. Je classe tous les autres documents.

Planifier sa semaine

Et voilà ma semaine est planifiée! Cela semble long mais après quelques semaines de mise en place, je n’y passe finalement qu’une quinzaine de minutes et je gagne beaucoup de temps dans ma semaine ! Chaque jour, je revois mon planning et l’ajuste lorsque nécessaire.

A noter: Pour une planification réussie, il faut bien évaluer le temps nécessaire pour chaque tâche (voyez même large). De même, ne vous surchargez pas de tâches à faire. Il n’y a rien de plus frustrant que d’aller se coucher avec une liste inachevée par manque de temps. De plus, vous n’avez pas besoin d’un agenda papier : Vous pouvez très bien planifier avec un agenda électronique (Outlook, Gmail…).

Et vous, planifiez-vous votre semaine? Avez-vous des astuces pour gagner en productivité?

Sabine - Bee Organisée

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9 Commentaires

  1. 17 juin 2015 / 10:38

    Un peu la même démarche, mais en moins bien organisée 😉 En fait on a notre calendrier familial (sur google agenda) qui est affiché sur le réfrigérateur, je le vérifie à la semaine avec mon planner. Et comme toi, chaque dimanche je fais le point sur ce que j’ai à faire, surtout au niveau de mon blog, car je ne bosse pas le lundi donc c’est mon jour « travail pour moi » 🙂

    • 17 juin 2015 / 10:50

      Ma mémoire me joue parfois des tours d’où la nécessité d’être organisée (pourtant dans mon boulot j’ai une très bonne mémoire, c’est bizarre…). J’ai essayé d’utiliser un calendrier mural mais mon mari n’a pas adhéré. Le calendrier Outlook avec des maxis rappels marche plutôt bien :-). Tu me fais rêver avec ton jour lundi pour toi …

  2. Celine
    24 août 2015 / 11:02

    J’ai découvert votre BLOG et pour une personne comme moi « complètement désorganisée et débordée » c’est devenu un modèle ! La rentrée des classes arrive à grand pas et avec 2 loulous et un mari absent la semaine j’ai bien besoins d’organisation !!! j’ai pris modèle et idée sur vos méthodes j’espère m’y tenir et surtout pouvoir « respirer » ;-)… Merci beaucoup !!

    • 24 août 2015 / 9:25

      Bonjour Céline, merci à vous de me lire. Je suis contente de pouvoir vous aider. Surtout prenez votre temps pour mettre en place votre organisation. Et n’hésitez pas à laisser vos suggestions si vous souhaitez que je développe un sujet qui n’a pas encore été traité sur le blog. A bientôt!

  3. Carole Ferry
    4 mai 2016 / 5:46

    Bonjour,
    C’est toujours avec plaisir que je lis vos conseils. Aujourd’hui je me permets de vous contacter pour vous demander les références de votre agenda parce que je ne trouve rien qui me convienne. Merci d’avance pour votre aide.
    Carole

    • 10 mai 2016 / 6:03

      Bonjour Carole, en ce moment j’utilise un planner Filofax Malden combiné à mon agenda électronique Outlook. Je parle de mon système actuel ici : http://www.beeorganisee.com/bullet-journal-dans-mon-filofax/
      Mais je vous conseille avant de choisir un agenda, de prendre une feuille de papier et de noter vos besoins et vos préférences. Vous pouvez même utiliser un simple cahier avant de vous décider sur un modèle.

  4. Luna
    17 août 2016 / 7:03

    Bonjour, J’aimerais savoir où aurais-tu acheter ton agenda rouge?

    • 18 septembre 2016 / 7:25

      Bonjour, je l’ai acheté à la fnac et justement je le vends. Si cela t’intéresse toujours, tu peux me contacter par mail : beeorganisee@hotmail.com

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