Structurer sa liste de tâches pour plus d’efficacité au quotidien

Ce n’est plus un secret : j’aime les listes. Elles me permettent à la fois de me libérer l’esprit, d’anticiper et de structurer mes journées. J’aime aussi le sentiment de satisfaction lorsque je coche ma petite case :-). Mais il faut bien avouer : faire de jolies listes c’est bien, mais être productif et les respecter s’avère beaucoup plus difficile. J’ai ma petite méthode pour tenter  d’être le plus efficace possible.

Comment structurer sa liste de tâches ?

Ma liste la plus courante est la liste de tâches à effectuer. En général, j’établis une première liste en vrac  pour la semaine où je note tout ce qui me passe par la tête. Ensuite selon mes disponibilités et les dates butoirs à respecter, je “dispatche” ces tâches sur la semaine.

Comment structurer sa liste de tâches afin d'être efficace au quotidien ? Dans cet article je vous explique mon cheminement.

Pour être sure de venir à bout de mes listes et d’être efficace, je respecte les principes suivants :

  • La liste doit être simple : pas plus de 5 tâches par jour car au delà, il est difficile de tout réaliser.
  • La liste de tâches doit être réalisable
  • Faire une bonne évaluation du temps nécessaire ET disponible pour effectuer ces tâches
  • Une liste la plus spécifique possible et ce dernier point est vraiment celui qui à tout changé au niveau de ma productivité. Je l’ai appris grâce à la méthode Getting Things Done de David Allen. Je vous conseille d’ailleurs son ouvrage S’organiser pour réussir : Getting Things Done qui traite de l’efficacité professionnelle. L’idée à retenir de ce livre pour notre liste de tâches est qu’il ne faut pas confondre tâches et projets, un projet étant une liste de taches.

Par exemple, supposons que je veuille vendre la chaise haute que ma fille n’utilise plus. Si je note simplement sur ma liste “vendre chaise haute”, je ne pourrais pas évaluer le temps réellement nécessaire à cette tâche. Je vais donc plutôt détailler mon projet de la façon suivante :

  1. Nettoyer la chaise
  2. Faire des photos
  3. Rédiger l’annonce
  4. Saisir l’annonce sur le site internet

Ainsi je rend bien compte de tout ce qu’il faudra effectivement accomplir et le temps à dégager. Je peux même fragmenter le projet sur plusieurs jours et je ne serais pas découragée par “l’ampleur” de la tâche.

  • Pour finir, je  priorise mes tâches et j’effectue la plus difficile en premier

On en reviens finalement à cette idée fondamentale en terme d’organisation :  prendre un peu de temps pour la planification fais gagner beaucoup de temps par la suite.

Comment organisez-vous votre liste de taches? Vous sentez-vous efficace au quotidien ?

Partager:

13 Commentaires

  1. 10 septembre 2014 / 1:52

    Pour ma part les listes, j’ai beaucoup de mal à la respecter. Aurais-tu une méthode simple pour débuter et surtout se tenir à ce qui a été indiqué? La seule méthode efficace pour moi à l’heure actuelle, est de de dire à l’Homme ce que je veux/dois réalisé. De là je me sens obligée de le faire. Je pars de très très loin. C’est pourquoi bien souvent je te dis que je serais vraiment preneuse si tu faisais du coaching. Le seul endroit ou je suis productive et efficace c’est au travail. Cela devient inquiétant, d’autant que j’ai repris une licence pro cette semaine. J’ai peur de la gestion du temps entre les projets pro (cours) et mes projets pro (blog).
    Heeeeeelp
    Bisous et belle journée
    Zoé

    • 14 septembre 2014 / 10:22

      Malheureusement ma belle il n’y a qu’une solution pour respecter sa to-do liste et c’est la volonté. Si tu es productive et efficace au bureau c’est parce qu’il y a des deadlines et que tu sais que tu ne peux pas y échapper. Je te conseille de te fixer des objectifs concernant ta reprise d’études ( quelles notes tu souhaites avoir, ton rythme de travail, combien tu souhaites t’y investir…). Il faut les noter bien visiblement pour que tu puisses les consulter régulièrement et rester motivée.
      Je te conseillerais de bien planifier tes semaines pour te rassurer. Prévois des plages pour ton blog et fais le maximum pour t’y tenir (en parler à ton chéri c’est une très bonne idée au fait). J’espère que ces quelques conseils t’aideront. N’hésites pas si je peux t’aider plus. Bisous bisous!

  2. Ermeline
    11 janvier 2016 / 8:31

    Souvent on voit…déléguer….mais quand on est seule ? pas forcément avec de la famille à côté en prime…

    • Sabine
      Auteur
      12 janvier 2016 / 10:56

      Alors je ne sais pas si tu es seule avec des enfants?
      Si tu as des enfants, il peuvent aider dès le plus jeune age à la maison (4/5 ans) avec des tâches adaptées à leur âge . C’est vrai que cela peut prendre du temps au début mais dans quelques années cela t’aidera beaucoup.
      Tu n’as vraiment aucune famille à proximité? As-tu des amis sur qui tu peux compter? sinon, essaies de te lier d’amitié avec les autres mamans, elles peuvent être d’un grand support.
      Tu peux aussi te renseigner auprès de ta mairie, parfois ils proposent de l’aide.
      Si aucune de ces situations n’est possible, je te conseillerais de simplifier un maximum ta vie, désencombrer pour avoir le minimum à faire, apprendre à tes enfants à profiter des plaisirs simples de la vie…
      J’espère que j’ai répondu à ta question.

  3. sissylou
    17 juillet 2017 / 11:48

    Coucou les filles, je viens d’installer ANY.DO sur mon portable. Tu peux créer tes tâches et les fréquences. Ca a l’air pas mal pour l’instant. A bientôt. Sylvia

    • Sabine
      Auteur
      26 juillet 2017 / 2:36

      Merci du partage Sylvia

  4. catherine carillo
    30 décembre 2017 / 2:43

    Bonjour, sur mon portable j’ai une application de to do liste, j’ai tout repertorie par frequence et du coup mon telephone me mets des rappels ex: aujourd’hui mettre machine a laver a 13H, nettoyer la cuisine,….si fais regulierement ces taches ne prennent pas de temps.

    • Sabine
      Auteur
      25 janvier 2018 / 10:45

      Très bonne idée les alertes !

Un commentaire, une suggestion? J'ai hâte de discuter avec vous!

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.