Ce n’est plus un secret : j’aime les listes. Elles me permettent à la fois de me libérer l’esprit, d’anticiper et de structurer mes journées. J’aime aussi le sentiment de satisfaction lorsque je coche ma petite case :-). Mais il faut bien avouer : faire de jolies listes c’est bien, mais être productif et les respecter s’avère beaucoup plus difficile. J’ai ma petite méthode pour tenter  d’être le plus efficace possible.

Comment structurer sa liste de tâches ?

Ma liste la plus courante est la liste de tâches à effectuer. En général, j’établis une première liste en vrac  pour la semaine où je note tout ce qui me passe par la tête. Ensuite selon mes disponibilités et les dates butoirs à respecter, je “dispatche” ces tâches sur la semaine.

Comment structurer sa liste de tâches afin d'être efficace au quotidien ? Dans cet article je vous explique mon cheminement.

Pour être sure de venir à bout de mes listes et d’être efficace, je respecte les principes suivants :

  • La liste doit être simple : pas plus de 5 tâches par jour car au delà, il est difficile de tout réaliser.
  • La liste de tâches doit être réalisable
  • Faire une bonne évaluation du temps nécessaire ET disponible pour effectuer ces tâches
  • Une liste la plus spécifique possible et ce dernier point est vraiment celui qui à tout changé au niveau de ma productivité. Je l’ai appris grâce à la méthode Getting Things Done de David Allen. Je vous conseille d’ailleurs son ouvrage S’organiser pour réussir : Getting Things Done qui traite de l’efficacité professionnelle. L’idée à retenir de ce livre pour notre liste de tâches est qu’il ne faut pas confondre tâches et projets, un projet étant une liste de taches.

Par exemple, supposons que je veuille vendre la chaise haute que ma fille n’utilise plus. Si je note simplement sur ma liste “vendre chaise haute”, je ne pourrais pas évaluer le temps réellement nécessaire à cette tâche. Je vais donc plutôt détailler mon projet de la façon suivante :

  1. Nettoyer la chaise
  2. Faire des photos
  3. Rédiger l’annonce
  4. Saisir l’annonce sur le site internet

Ainsi je rend bien compte de tout ce qu’il faudra effectivement accomplir et le temps à dégager. Je peux même fragmenter le projet sur plusieurs jours et je ne serais pas découragée par “l’ampleur” de la tâche.

Pour finir, je  priorise mes tâches et j’effectue la plus difficile en premier

On en reviens finalement à cette idée fondamentale en terme d’organisation :

prendre un peu de temps pour la planification fais gagner beaucoup de temps par la suite.

Comment organisez-vous votre liste de tâches? Vous sentez-vous efficace au quotidien ?