Organiser ses documents et gérer le courrier entrant

Bonjour bonjour!

C’est le début de l’année! Le moment idéal pour ranger ses documents, mettre en place un système et ne plus se laisser déborder.  Je vous avoue que ranger mes papiers est une vrai corvée pour moi. Je  déteste ! Mais avec une tonne de papier qui traine, difficile de trouver un document précis lorsqu’on en a urgemment besoin (Est-ce que je vous ai déjà dit que  je déteste chercher?). Alors, pour m’y retrouver j’ai mis en place un système.

Organiser les documents

  1. Commencer par regrouper tous les documents par type : fiches des paies, déclaration d’impôts, factures, garanties…
  2. Trier chaque pile et se débarrasser des documents qui ne sont plus utiles. Retrouvez ici la durée de conservation de vos documents administratifs.
  3. Ranger ensuite tous ces documents regroupés par type dans un trieur ou un classeur et le tour est joué!
organiser ses documents dans un trieur

trieur Calipage

 

 Gérer les documents entrants

L’étape suivante n’est pas la plus facile : gérer les documents entrants. Voilà comment je procède :

  • Dès réception du courrier, l’idéal est de l’ouvrir tout de suite et de voir l’action à mener. J’ai trouvé des porte-documents composés de trois pochettes chez Hema qui sont parfaites! Lorsque j’ouvre mon courrier, les documents à traiter vont dans la première pochette que j’ai nommé “à traiter”. Je note également la date butoir dans mon agenda pour ne pas oublier.
  • Une fois le courrier traité, si je dois attendre un retour ou une confirmation, je transfère le document dans la  partie “en cours”.
  • Ensuite, ce document ira soit à la poubelle , soit dans la pochette “à classer”. Si ce courrier ne demande aucune action et doit être conservé, il ira directement dans la pochette “à classer”. Ce grand classement je ne le fais qu’une fois par mois.
  • Les bons de réductions vont dans une pochette dédiée ou dans mon agenda.

gérer le courrier entrant

 Scanner les documents importants

Pour terminer j’ai aussi découvert qu’il pouvait être utile de scanner certains documents tels que les pièces d’identité, attestation d’assurance … Vous gagnerez ainsi du temps si vous devez les transmettre par mail. De plus, en cas de déplacement à l’étranger, vous aurez accès à vos documents importants en cas de pépin.

Quelle est votre méthode de gestion des documents? 

sabine

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8 Commentaires

  1. jihane
    28 janvier 2015 / 12:30

    l’heure est a la dématérialisation c est la tendance a ce qu il paraît. j’ai donc suivi cette mouvance mais pas pour tout!!!:) j’utilise la trieuse qui est parfait.

  2. farashatun
    28 janvier 2015 / 12:35

    Merci pour ton article ! Moi aussi je déteste les papiers enfin surtout quand c’est le moment d’archiver mdr. Pour l’archivage j’ai une ou deux chemise par catégorie.
    Pour Traiter le courrier j’ai des bacs de courriers à l’entrée, un les pubs, un pour le courrier de mon mari et un pour les miens. Je le vide une fois par semaine en général (sauf les trucs urgent)
    Ensuite une fois le courrier traité ou attente de traitement je range dans 1 trieur de 8 items. Le premier pour le courrier en attente, le 2ème je range tout ce qui a attrait au boulot, puis les banques et assurance, puis les impôts, puis les allocs et remboursements (sécu. Mutuelle et caf), puis EDF, chargés, puis téléphonie et le dernier divers (voiture etc..). je garde ce trieur près de mon bureau comme ça si j’ai besoin d’un papier je n’ai pas besoin de chercher dans les archives.
    Et j’archive 1 fois par an environ.
    Et je photocopie aussi tous les documents susceptibles d’être demandés pour les mettre dans mon classeur maison ainsi que les papiers genre CNi, passeport,,carte grise, permis etc..
    Et malgré tout ça .. Ça m’arrive encore de courir après un papier important mdrrr

    • 1 février 2015 / 8:46

      Ah je te comprends, moi aussi malgré tous mes efforts il m’arrive de devoir chercher un document à la dernière minute. C’est très agaçant mais cela nous rappelle que nous ne sommes que des humains

  3. Katell
    28 janvier 2015 / 6:26

    Je scanne tous les ans mon avis d’imposition , ça me permet d’aller très vite l’imprimer lorsque j’ai besoin d’un justificatif de domicile , sans mettre le bazar dans mes papiers !
    Sur un autre sujet : la santé , tout d’abord Il existe aussi un site ou tu peux regrouper les dossiers de toute la famille pour les vaccinations ( nous sommes 7 et nous avons pas mal voyagé donc vaccins spécifiques à certains pays !) : https://www.mesvaccins.net , les rappels sont envoyés par mail quand il est temps de refaire un vaccin , c’est gratuit 😉
    Pour les bilans de santé des enfants , ils sont aussi scannés et stockés dans un fichier virtuel. Donc consultables de n’importe qu’elle partie du monde . Les originaux restent classés par enfant et chronologiquement dans un gros classeur à levier .

    • 1 février 2015 / 8:48

      Merci Katell pour l’info sur les vaccins! Je ne connaissais pas du tout.

  4. Laly
    8 août 2016 / 8:42

    merciiii pour ce super site, les astuces et précieux conseils, que, si la bordélique-procrastinatrice que je suis, arrive à un peu à se convaincre de les suivre, devrait avoir la vie simplifiée et embellie <3

    • 12 septembre 2016 / 3:45

      Hello, je te souhaite une bonne organisation 🙂

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